7 Consejos Eficaces para Trabajar con Equipos Remotos
Abe Dearmer
Jan 17, 2023
∙
18 min read
CRM
En el mundo empresarial de hoy, “la oficina” ya no es un solo edificio central. Las oficinas remotas siempre han existido, pero ahora son más importantes que nunca ya que la economía global se ha convertido en la norma. A raíz de la pandemia de Covid-19, muchos empleados cambiaron a trabajar desde casa con dispositivos móviles potentes e internet de banda ancha generalizado que lo hicieron posible. Pero eso no quiere decir que trabajar con un equipo global sea siempre fácil.
De hecho, junto con las muchas nuevas oportunidades que vienen con una fuerza laboral global hay un conjunto de desafíos únicos. Esto no es sorprendente, ya que no siempre es fácil construir confianza y mantener el trabajo en equipo incluso cuando todos trabajan en el mismo espacio de oficina. Cuando agregas las complejidades de diferentes zonas horarias y antecedentes culturales, las cosas se vuelven sustancialmente más difíciles. Las empresas que no aborden los problemas ahora corren el riesgo de alienar a sus equipos remotos, creando fricción y poniendo en riesgo la productividad y las ganancias.
Para gestionar exitosamente un equipo remoto, necesitas adoptar un enfoque que sea muy diferente de las formas antiguas de hacer las cosas. Aquí tienes siete consejos para ayudarte a trabajar efectiva y eficientemente con compañeros de equipo globales.
Puntos Clave:
- Abraza la diversidad cultural: Reconoce y aprecia los diversos antecedentes, perspectivas y estilos de comunicación de tus compañeros de equipo globales para fomentar un ambiente de trabajo más inclusivo y colaborativo.
- Establece canales de comunicación claros: Utiliza tecnología y herramientas para facilitar la comunicación fluida, superar las barreras del idioma y asegurar el intercambio efectivo de información entre los miembros del equipo.
- Fomenta la confianza y construye relaciones: Cultiva la confianza a través de comunicación abierta y transparente, revisiones regulares y actividades virtuales de construcción de equipo para fomentar relaciones sólidas y mejorar la colaboración.
- Enfatiza la claridad y la responsabilidad: Define claramente los roles, responsabilidades y expectativas para minimizar la confusión y asegurar que todos entiendan sus contribuciones a los objetivos del equipo.
- Adáptate a diferentes zonas horarias y horarios: Encuentra maneras de acomodar y respetar las diferentes zonas horarias, horarios de trabajo y requisitos de flexibilidad, permitiendo una coordinación eficiente y minimizando las interrupciones en el trabajo en equipo global.
1. Comunícate con los trabajadores remotos frecuentemente
Mantener la comunicación con los empleados que comparten tu espacio de oficina es fácil. Entre reuniones y conversaciones informales en los pasillos, mantener una comunicación efectiva con estos compañeros de trabajo no requiere mucho esfuerzo. Para tus compañeros de equipo que pueden estar ubicados al otro lado del mundo, es otra historia.
Para mantener a los trabajadores remotos informados y sintiéndose como si fueran parte del equipo, debes comunicarte con ellos frecuentemente.
Las reuniones programadas regularmente son una excelente manera de mantener la línea de comunicación con los empleados remotos. También es una forma esencial de comunicar información de la que todos los miembros del equipo deben estar al tanto. Incluso si estas reuniones no tienen un propósito comercial específico, vale la pena poner una revisión recurrente en sus calendarios. Podrás mantener a los trabajadores remotos actualizados sobre lo que está sucediendo en la organización, y ellos pueden compartir información en tiempo real contigo.
Fuera de las reuniones regulares, asegúrate de incluir a los empleados remotos en correos electrónicos, mensajes de texto y otras comunicaciones. Solo asegúrate de reconocer la diferencia en las zonas horarias alrededor del mundo.
Sobre la diferencia en las zonas horarias
Cuando trabajas con personas en diferentes países o continentes, puede haber una gran diferencia en las zonas horarias que puede obstaculizar cuándo y cómo te comunicas. Al llamar o enviar correos electrónicos a compañeros de equipo, ten en cuenta sus horas de trabajo y trata de no molestarlos cuando esté fuera de sus horas regulares de trabajo.
Crea un horario para tu reunión de equipo que se adapte a la diferencia en las zonas horarias en las que trabaja tu empresa. Esto ayudará a asegurar que mantenerse en contacto no se convierta en una interrupción. Otra cosa a considerar son las fiestas nacionales alrededor del mundo. Sé consciente de los días cuando los equipos globales pueden no estar disponibles para trabajar, y sé considerado con su tiempo personal.
Una aplicación de reloj mundial, o incluso un conjunto de relojes en tu pared configurados para diferentes zonas horarias, te ayudará a referenciar cuándo debes o no debes contactar a tus colegas remotos.
2. Trabaja en construir conexiones
Fomentar un ambiente de trabajo inclusivo es más importante que nunca. Te ayudaría apuntar a una cultura empresarial que abrace los matices culturales y construya conexiones a través de equipos internacionales.
Por ejemplo, la jerga comercial usada en el Reino Unido puede no ser tan fácilmente entendida por empleados que provienen de otras partes del mundo. Por ejemplo, "pelar la cebolla" es una frase familiar en el Reino Unido. Esta jerga usa la palabra "cebolla" para referirse a problemas de múltiples capas, así que "pelar la cebolla" significa identificar y trabajar en las muchas facetas del problema para encontrar la mejor solución. Evita usar tales términos y otra jerga localizada para ayudar a reducir la confusión.
Otra diferencia a abordar es el uso del sistema imperial versus el sistema métrico. Al comunicarte con empleados en regiones que no usan las mismas unidades de medida que tú, tómate el tiempo de hacer algunas conversiones que les ayuden a darles algo de contexto. (Por ejemplo, convierte "kilómetros por hora" a "millas por hora" usando una herramienta de conversión en línea cuando sea apropiado.) Mantén estos pequeños detalles en mente y crea una estrategia de trabajo que incluya a todos y ayude a crear un ambiente propicio para la productividad.
Cómo trabajar con equipos de diversos antecedentes
Al interactuar con personas de diferentes culturas y antecedentes, es fácil malentender los matices y atributos que otros pueden tener. Cambiar tu mentalidad para volverse más global puede ayudar a que las personas se entiendan mejor entre sí.
Como líder de equipo, debes educarte sobre las ubicaciones de tus colegas y hacer un esfuerzo por entender las diferencias culturales. El tiempo gastado aprendiendo sobre los diversos antecedentes de tu equipo ayudará a reducir malentendidos y aumentar el compromiso de los empleados.
Al mismo tiempo, no dejes que los colegas en otras partes del mundo se sientan excluidos cuando celebras festividades específicas. Encuentra una manera de incluir todas las fiestas y celebrar juntos, para que nadie se sienta como un extraño. Una excelente manera de hacer eso es celebrando todas las principales fiestas observadas por compañeros de equipo en toda la empresa en lugar de limitar las fiestas basadas en región o país.
Crear esta inclusividad también ayuda a los compañeros de equipo a entender y conocer más sobre las tradiciones, cultura y fiestas que otros celebran. Todo esto ayuda además a desarrollar una mentalidad global en tu empresa.
3. Haz uso de plataformas de colaboración
Cuando todos no trabajan en la oficina juntos, tener una reunión cara a cara con compañeros de equipo globales es imposible, pero una videollamada es lo mejor que sigue.
Las llamadas de voz rápidas son la norma con el trabajo remoto, pero hacen poco para construir la camaradería del equipo. Haz uso de una o más de las herramientas de colaboración populares de hoy como Zoom, Slack y Microsoft Teams. Si los sistemas de telecomunicaciones que usas para el negocio tienen características de comunicación interna y mensajería, haz uso de esas también.
Ver la cara de una persona te permite obtener señales visuales y entender mejor su tono e intención. Sin estas señales visuales, a menudo hay malentendidos, y la comunicación puede parecer impersonal o cortante. La buena noticia es que muchos empleados hicieron de las plataformas de colaboración parte de su flujo de trabajo normal durante los primeros días de la pandemia, y estas herramientas ahora se han convertido en una parte cotidiana de los negocios globales.
4. Haz que todos los recursos estén disponibles para todos
Los colegas globales deben sentir que trabajan en las oficinas centrales corporativas, incluso si realmente trabajan desde casa o en una oficina de ventas remota. Los trabajadores remotos no deben sentir que se están perdiendo los beneficios de los recursos corporativos como el departamento de Recursos Humanos o el servicio de ayuda de TI solo porque no están físicamente ubicados en la misma oficina.
Lo que estás tratando de evitar es la sensación de que el trabajador remoto está "por su cuenta" con respecto al apoyo al que todos los empleados tienen derecho. Una excelente manera de evitar esta percepción es asignar equipos corporativos para estar disponibles para empleados que trabajan en ciertas regiones. Por ejemplo, podrías tener un subconjunto de tu equipo de Recursos Humanos que funcione como el contacto "de referencia" para empleados europeos. Otro grupo puede ser la gente designada de Recursos Humanos para tus equipos trabajando fuera de Asia, trabajadores remotos de Estados Unidos, o como sea que estén distribuidos tus equipos globales.
TI es otra función crítica, especialmente para trabajadores remotos que dependen de la tecnología para mantenerse conectados al resto de la empresa (y clientes). Mantener tu servicio de ayuda funcionando 24 horas al día puede no ser factible, pero puedes establecer un horario de guardia para que trabajadores de TI respondan llamadas de emergencia desde zonas horarias remotas.
Un sitio de intranet social también es una herramienta excelente para que empleados de todo el mundo accedan a recursos de la empresa e intercambien información. No importa cómo lo logres, el objetivo debe ser que todos los empleados tengan una experiencia de trabajo similar con acceso a los mismos recursos, sin importar dónde estén físicamente ubicados.
5. Usa un sistema de gestión de proyectos
Los sistemas de gestión de proyectos son una forma ideal de mantener a los equipos remotos sincronizados y trabajando hacia los mismos objetivos.
Cuando intentas gestionar iniciativas clave y relaciones con clientes por correo electrónico, corres el riesgo de que las tareas no se hagan y de tener grupos de empleados que no conozcan el estado de un proyecto. Los sistemas de gestión de proyectos son excelentes para gestionar equipos globales porque colocan actualizaciones y documentos relacionados en un repositorio central.
6. Celebra los hitos y éxitos del equipo
Puede ser difícil celebrar éxitos e hitos cuando una fuerza laboral está distribuida por todo el mundo. Pero si no reconoces estos logros, puede llevar a baja moral en el equipo y crear miembros de equipo frustrados.
Siempre considera tiempo para celebrar logros, ya sean pequeños o grandes. Ya sea que todo el equipo haya alcanzado un hito o un individuo haya producido trabajo sobresaliente, encuentra la manera apropiada de celebrar.
Una cosa a tener en mente es cómo a las personas les gusta ser felicitadas. Es solo natural querer hacer justicia a un empleado exitoso y hacerlo sentir valorado. Sin embargo, las diferencias culturales pueden jugar un papel aquí ya que ciertas culturas son más privadas. Encuentra la manera correcta de observar los éxitos de tu equipo, y prepárate con algunas maneras de hacerlo. Solo asegúrate de que los reconocimientos estén sucediendo para que cada miembro del equipo se sienta valorado y sepa que su trabajo duro está siendo apreciado.
Planifica reuniones de toda la empresa
Al menos una vez al año, planifica una reunión de todos los miembros del equipo a nivel mundial. Una reunión de toda la empresa hará maravillas para fortalecer las relaciones de trabajo. No solo estas reuniones ofrecen la oportunidad para que los trabajadores remotos conozcan a todos sus colegas, sino que también mantienen a todos en el equipo en la misma página.
Mientras todos están en la misma ubicación, planifica un retiro juntos y ajusta tiempo para socializar para que todos puedan conocerse a un nivel más personal. Poner una cara a tu voz conocida solo por teléfono ayuda a crear vínculos más fuertes entre los miembros de tu equipo.
Sin importar dónde estén los miembros de tu equipo, cultivar una mentalidad global y ser inclusivo mantiene la moral en altos niveles.
7. Usa un solo sistema CRM
Al final, el propósito de cualquier negocio es ganar clientes, hacer ventas y obtener ganancias. Con un equipo pequeño en una ubicación central, es más fácil mantener a todos enfocados en estos objetivos. Pero cuando tienes múltiples ubicaciones y un equipo internacional, mantener a todos enfocados en la tarea en cuestión se vuelve cada vez más difícil.
Para empresas con trabajadores remotos, es vitalmente importante usar software de gestión de relaciones con clientes (CRM) para la alineación del equipo. El mejor escenario es usar una sola plataforma CRM, una que se adapte a las complejidades de tu modelo de negocio único. Si cada oficina o empleado remoto usa sus propios métodos para hacer seguimiento de las interacciones con clientes, pierdes la capacidad de unificar tus datos de clientes.
Como métricas y análisis son más importantes que nunca en el mundo impulsado por datos de hoy, es crítico consolidar toda tu información en el mismo lugar. Las soluciones CRM usan una variedad de métodos analíticos para rastrear inteligentemente la actividad de clientes, ayudándote a identificar las mejores maneras de alcanzar y servir leads y clientes existentes.
Los beneficios de una estrategia CRM unificada
Una estrategia CRM unificada permite a los equipos internacionales optimizar los planes de marketing. El software CRM te da perspicacia sobre el comportamiento del cliente, permitiéndote dirigirte a las necesidades de segmentos específicos del mercado. Los sistemas CRM también te permiten asignar recursos eficientemente para que los esfuerzos de los empleados estén dirigidos a los leads correctos en el momento correcto.
Cuando un equipo global usa el mismo sistema CRM, no tienes que preocuparte por los recursos siendo desperdiciados en entrada doble. Toda la información se ingresa en el mismo lugar, permitiendo que todo el equipo acceda a la misma información. Esto también facilita un acceso a datos más fácil, que es una consideración importante cuando los miembros del equipo pueden estar en cualquier lugar del mundo en cualquier momento dado.
Esto lleva a unidad en un enfoque que es mucho más eficiente que depender de coordinar información manualmente o extraerla de múltiples sistemas. Todo esto aumenta la satisfacción del cliente. Los clientes notan que cada vez que interactúan con cualquier miembro del equipo, todos siempre tienen las últimas actualizaciones.
FiveCRM impulsa la fuerza laboral global de hoy
Estos consejos simples te ayudan a asegurarte de que estés trabajando eficientemente con tus compañeros de equipo globales y aprovechando al máximo cada oportunidad.
Un componente esencial de la colaboración fácil para miembros de equipos globales es el uso de sistemas CRM basados en la nube. para que todo tu equipo global tenga la misma información de clientes desde donde sea que estén trabajando en el mundo. FiveCRM ofrece un sistema CRM escalable y eficiente y otras soluciones que impulsan tu fuerza laboral global. Para aprender cómo puedes beneficiarte de nuestros productos, contáctanos hoy.
Preguntas Frecuentes
P: ¿Cómo puedo comunicarme efectivamente con compañeros de equipo globales de diferentes antecedentes culturales?
R: Para comunicarte efectivamente con compañeros de equipo globales de diversos antecedentes culturales, es importante practicar la escucha activa, mostrar respeto por diferentes perspectivas y adaptar tu estilo de comunicación para acomodar los matices culturales. Esfuérzate por la claridad, haz preguntas aclaratorias y mantente abierto a aprender sobre las normas de comunicación cultural para fomentar el entendimiento y la colaboración efectiva.
P: ¿Qué herramientas puedo usar para facilitar la comunicación con compañeros de equipo globales?
R: Hay varias herramientas disponibles para facilitar la comunicación con compañeros de equipo globales, como plataformas de videoconferencia como Zoom o Microsoft Teams para reuniones virtuales, aplicaciones de mensajería instantánea como Slack o Microsoft Teams para intercambios rápidos, y software de gestión de proyectos como Asana o Trello para coordinación de tareas. Estas herramientas ayudan a cerrar las brechas geográficas y permiten comunicación y colaboración fluidas.
P: ¿Cómo puedo construir confianza y relaciones con compañeros de equipo globales remotos?
R: Construir confianza y relaciones con compañeros de equipo globales remotos requiere comunicación consistente, transparencia y oportunidades para conexiones personales. Programa revisiones virtuales regulares, fomenta la comunicación abierta y honesta, y organiza actividades virtuales de construcción de equipo para fomentar la camaradería y confianza. Adicionalmente, reconocer y celebrar logros individuales y de equipo puede ayudar a fortalecer vínculos y crear una dinámica de equipo positiva.
P: ¿Cómo puedo asegurar responsabilidad y claridad en un entorno de equipo global?
R: Para asegurar responsabilidad y claridad en un entorno de equipo global, establece roles, responsabilidades y expectativas claros para cada miembro del equipo. Usa herramientas de gestión de proyectos para rastrear progreso y fechas límite, y fomenta actualizaciones regulares e informes. Comunica claramente objetivos, entregables y cronogramas para minimizar la confusión y promover la responsabilidad entre los miembros del equipo global.
P: ¿Cómo puedo gestionar diferentes zonas horarias y horarios de trabajo al trabajar con compañeros de equipo globales?
R: Gestionar diferentes zonas horarias y horarios de trabajo requiere flexibilidad y coordinación efectiva. Usa herramientas de programación para encontrar horarios de reunión adecuados que acomoden la disponibilidad de todos tanto como sea posible. Fomenta una cultura de entendimiento y respeto por las diferentes horas de trabajo, permitiendo colaboración asíncrona cuando sea factible. Comunica claramente fechas límite y expectativas para tomar en cuenta posibles retrasos y asegurar un flujo de trabajo suave a través de las zonas horarias.
Michael King says...
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JAINE HUSBANDS SAYS...
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Operations Director, Team Marketing
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