8 Consejos para Establecer los Mejores Indicadores Clave de Rendimiento
Cecily Giancaterino
May 22, 2023
∙
16 min read
Sales
Si has pasado algún tiempo en reuniones de negocios, sin duda has escuchado el acrónimo KPI. Podrías escuchar, "Nuestros KPI se ven bien este trimestre," o "Un vistazo al panel de KPI muestra que estamos en el buen camino." Entonces, ¿qué es un KPI?
KPI significa "Indicadores Clave de Rendimiento," y son las mediciones en tiempo real utilizadas por la gestión de la empresa para asegurar que se estén cumpliendo los objetivos del negocio. Piensa en los KPIs como una tarjeta de puntuación para las empresas.
Algunos KPIs comunes incluyen el margen de beneficio (el porcentaje de ingresos que excede los costos) y la tasa de conversión (el porcentaje de usuarios que toman una acción deseada, como hacer clic en un anuncio).
Estos ejemplos de KPI son bastante directos, ya que pueden derivarse de cálculos matemáticos simples. Algunos KPIs son más complejos y requieren un poco de análisis estadístico para llegar a ellos. Esto incluye KPIs de marketing como el costo de adquisición de clientes y el valor de vida del cliente. Otros KPIs no son numéricos, como las reseñas de productos y las encuestas de satisfacción del cliente.
Sin importar cómo uses los KPIs en tu empresa, son necesarios en el mundo empresarial de hoy. Medir tu progreso hacia tus objetivos debe hacerse a menudo, y los KPIs ofrecen una manera de hacer precisamente eso de forma rápida y fácil.
Entonces la gran pregunta es: ¿Cómo estableces los mejores Indicadores Clave de Rendimiento para tu negocio? Esta publicación del blog se sumergirá en el proceso de definir los KPIs que tendrán el mayor impacto y te darán la información crucial que necesitas para mantenerte al tanto de tus objetivos.
Puntos Clave:
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Los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) son Vitales: Establecer los KPIs correctos es esencial para medir el progreso y el éxito. Los KPIs proporcionan información valiosa sobre el rendimiento del negocio, ayudan a rastrear objetivos y facilitan la toma de decisiones basada en datos.
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Alinear los KPIs con los Objetivos del Negocio: Los KPIs deben alinearse directamente con los objetivos y metas específicos del negocio. Al seleccionar KPIs que sean relevantes y significativos, las empresas pueden enfocarse en medir lo que más importa e impulsar resultados estratégicos.
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Seleccionar una Mezcla de Indicadores Adelantados y Rezagados: Una mezcla equilibrada de indicadores adelantados y rezagados proporciona una visión integral del rendimiento. Los indicadores adelantados ofrecen información sobre tendencias futuras, mientras que los indicadores rezagados analizan el rendimiento pasado. Ambos son necesarios para una evaluación integral.
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Hacer que los KPIs sean Específicos y Medibles: Los KPIs deben ser específicos, medibles y cuantificables para rastrear el progreso de manera efectiva. Los KPIs claros y precisos permiten una medición, comparación y evaluación precisas del rendimiento a lo largo del tiempo.
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Asegurar que los KPIs sean Alcanzables y Realistas: Los KPIs deben ser desafiantes pero alcanzables. Establecer objetivos irrealistas puede desmotivar a los empleados y llevar a la frustración. Esfuérzate por objetivos ambiciosos mientras consideras los recursos y capacidades del negocio.
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Revisar y Ajustar Regularmente los KPIs: Los KPIs no deben ser inamovibles. Revisa y evalúa regularmente la relevancia y efectividad de los KPIs. Los ajustes pueden ser necesarios basándose en condiciones comerciales cambiantes, dinámicas del mercado o cambios estratégicos.
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Usar Tecnología y Automatización: Aprovecha las herramientas de tecnología y automatización para optimizar el seguimiento y reporte de KPIs. Las soluciones de software, como sistemas CRM o plataformas de análisis, pueden simplificar la recolección, análisis y visualización de datos.
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Comunicar y Difundir KPIs en Toda la Organización: La comunicación efectiva es vital para el éxito de los KPIs. Asegúrate de que los KPIs se comuniquen claramente a todas las partes interesadas, y crea una cultura de responsabilidad y alineación para impulsar la mejora del rendimiento en toda la organización.
¿Para qué se usan los KPIs?
Las empresas usan los KPIs para determinar dónde están con ciertos objetivos. Los KPIs ayudan a los miembros del equipo a trabajar hacia objetivos predeterminados e identificar cualquier problema que pueda interponerse en el camino.
Los KPIs se usan para rastrear el progreso de las operaciones comerciales diarias, proyectos, campañas de marketing, y la estrategia comercial general.
¿Por qué son importantes los KPIs?
Los KPIs son herramientas esenciales para las empresas por la información que proporcionan y cómo proporcionan esa información.
A medida que las empresas han emprendido esfuerzos de transformación digital en las últimas décadas, la cantidad de datos generados ha crecido exponencialmente. Mientras que solías considerar los datos de computadora en términos de megabytes y gigabytes, ahora es común pensar en terabytes.
Recuerda que un terabyte equivale aproximadamente a un billón de bytes, y tu empresa probablemente tiene cientos de terabytes de información flotando. Los KPIs te ayudan a procesar esa montaña de datos sin sufrir de sobrecarga de información.
Simplemente, los KPIs proporcionan una manera rápida y eficiente de ver cómo está operando tu negocio. Convierten ideas abstractas en información fácilmente comprensible que te ayuda a tomar decisiones. Solo por estas razones, los KPIs están entre las herramientas más importantes en la caja de herramientas de cualquier empleado.
Cómo elegir los KPIs correctos
Antes de poder establecer los KPIs que tendrán el mayor valor para tu empresa, ayuda dar un paso atrás y entender el papel que deben desempeñar. Un buen KPI realizará algunas funciones y ayudará en el proceso de toma de decisiones.
Antes de poder determinar exactamente qué KPIs rastrear, primero necesitas entender el objetivo de establecerlos. Considera objetivos o metas relevantes que quieres lograr que puedan ayudar a tu negocio a mejorar. Asegúrate de que estos objetivos sean específicos e importantes para el éxito de tu marca en lugar de ser vagos y no bien pensados.
Identificar las metas clave que quieres lograr mediante el establecimiento de KPIs forma la base de todo el proceso. Si no se hace bien, terminarás perdiendo tiempo, esfuerzo y dinero.
Antes de adoptar cualquier KPI, asegúrate de que:
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Sea fácilmente entendido por todos los que lo vean
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Mida un indicador esencial
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Muestre dónde estás en el logro de tus objetivos
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Proporcione un punto de referencia para comparar resultados
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Pueda ser actualizado regularmente
Otro factor a tener en cuenta es la relevancia de los KPIs para la empresa en su conjunto. Como los KPIs se forman a partir de prácticas de recolección de datos, algunos departamentos van a tener más oportunidades de crear KPIs.
Por ejemplo, el equipo de redes sociales recolectará muchos datos que podrían convertirse en muchos KPIs de marketing diferentes. Pero los que deberían compartirse deberían importar a la empresa en su conjunto, como el número de nuevos clientes que los esfuerzos de redes sociales han traído. Incluso podrías ver esto como una oportunidad para fusionar los datos de redes sociales con los KPIs proporcionados por el equipo de marketing.
Tipos de Indicadores Clave de Rendimiento
Los Indicadores Clave de Rendimiento generalmente caen en una de dos categorías: KPIs cuantitativos y KPIs cualitativos. La manera fácil de recordar la diferencia entre los dos es que los KPIs cuantitativos usan números para medir el progreso, y los KPIs cualitativos se enfocan en datos no numéricos.
KPIs Cuantitativos
Los KPIs cuantitativos usan números para medir el progreso hacia un objetivo. Encontrarás que la mayoría de los KPIs caen en esta categoría. Algunos ejemplos comunes son el número de leads, leads calificados, estadísticas de retención de clientes, y retorno de la inversión (ROI).
KPIs Cualitativos
Los KPIs cualitativos usan datos no numéricos para rastrear el rendimiento. Los datos de experiencia del cliente a menudo caen en esta categoría, como los comentarios de clientes dejados en encuestas y reseñas de productos.
Sin embargo, los KPIs cualitativos pueden proporcionar información que ayuda a formar KPIs cuantitativos. Los ejemplos cualitativos anteriores pueden formar la base para datos cuantitativos como el número de vistas de páginas de productos, carritos abandonados, visitas de motores de búsqueda, y efectividad de optimización de motores de búsqueda (SEO).
Este proceso de fusionar información cuantitativa y cualitativa puede ayudarte a hacer ajustes a estrategias del mundo real como precios y gasto en publicidad.
Indicadores adelantados vs. indicadores rezagados
Los KPIs a menudo se dividen en indicadores adelantados e indicadores rezagados.
Los indicadores adelantados te dan una indicación temprana del rendimiento mostrando el progreso que estás haciendo hacia un objetivo específico. Por ejemplo, si el objetivo de tu equipo es hacer ventas a 10 nuevos clientes por mes, necesitarás indicadores adelantados que puedan ayudarte a ver cómo te está yendo temprano en el mes.
Los indicadores rezagados son una medición de cosas que toman más tiempo para medir. La tasa de abandono de clientes a menudo es lenta en cambiar, haciéndola un indicador rezagado. Si fueras a medirla temprano y a menudo, el KPI no sería tan efectivo como medirlo durante un período de tiempo más largo.
KPIs vs. métricas
Los KPIs a veces se llaman "métricas," pero eso es un poco engañoso. Mientras que un KPI puede ser una métrica, no toda métrica es un KPI.
Aquí hay una regla simple para ayudarte a recordar la diferencia: Un KPI debe ser una medida significativa del rendimiento.
Por otro lado, las métricas pueden usarse para medir la acción más pequeña. Eso no quiere decir que las métricas no sean importantes. Las métricas más pequeñas tienen valor para individuos y departamentos y pueden ayudar a guiarlos hacia un mejor rendimiento. Pero cuando se trata de KPIs, recuerda lo que significa la "C" (Clave). Un KPI es un Indicador Clave de Rendimiento, así que asegúrate de que los KPIs que establezcas realmente sean clave para entender cómo está funcionando tu empresa.
Ahora que tienes un entendimiento de la importancia de los Indicadores Clave de Rendimiento, aquí hay algunos consejos para ayudarte a establecer los KPIs correctos para tu organización.
Cómo establecer Indicadores Clave de Rendimiento
Como cada empresa es única, no hay plantillas para establecer los KPIs correctos. Usa los siguientes ocho consejos para ayudarte a establecer los KPIs que guiarán tu negocio hacia el cumplimiento de sus objetivos
1. Determinar el número de KPIs
Una vez que hayas determinado tus objetivos específicos y estés claro sobre hacia dónde te diriges, puedes decidir cuántos Indicadores Clave de Rendimiento quieres establecer. No debes tener más de tres KPIs por cada objetivo para mantenerte enfocado y no ser tirado en demasiadas direcciones.
Comienza vinculando tus objetivos a tus Indicadores Clave de Rendimiento para que cada medición de rendimiento funcione como una forma de alcanzar un cierto objetivo. Si un KPI no sirve como un medio para avanzar hacia una meta particular, entonces podrías querer eliminarlo.
2. Aclarar los componentes del KPI
Hay cuatro componentes principales a considerar al establecer tus Indicadores Clave de Rendimiento:
3. Usar los criterios S.M.A.R.T.
Es importante asegurarte de tener KPIs bien definidos establecidos para tu negocio. Un KPI bien definido está adecuadamente investigado y está dirigido hacia un objetivo específico. También debe ser comparado para el seguimiento del rendimiento y bien balanceado. Muchas empresas usan los criterios S.M.A.R.T. como una forma de aclarar sus KPIs. S.M.A.R.T. significa Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y con Límite de Tiempo.
4. Establecer KPIs complementarios de corto plazo
Un Indicador Clave de Rendimiento de largo plazo es el objetivo principal para que alcances y es una visión general de lo que quieres lograr. Establecer KPIs complementarios de corto plazo para obtener ese objetivo principal es una gran manera de mantenerse en el camino y asegurar que logres el éxito.
Toma las cosas paso a paso en lugar de abordar todo junto. Por ejemplo, digamos que tu objetivo es ganar $12,000 en 6 meses. Puedes establecer KPIs de corto plazo para alcanzar una cifra mensual específica para lograr este KPI de largo plazo. Aquí, si haces $2000 por mes, podrás obtener tu objetivo de $12,000 en 6 meses.
Los Indicadores Clave de Rendimiento de corto plazo son una gran manera de mantenerse en el camino y asegurar que te mantengas en el camino correcto. Al analizar tu progreso en cada paso y mantener un ojo en cómo te está yendo, puedes mejorar rápidamente tu rendimiento cuando sea necesario en lugar de esperar hasta que sea demasiado tarde.
5. Objetivos y Resultados Clave (OKRs)
Las personas a menudo confunden los Objetivos y Resultados Clave con los Indicadores Clave de Rendimiento, pero son dos marcos diferentes que pueden usarse uno con el otro de manera complementaria. OKRs es un marco estratégico que ayuda con el rendimiento y gestión de objetivos midiendo el resultado de tu esfuerzo.
Para diferenciar, los KPIs miden tu proceso de trabajo y te ayudan a mantenerte en el camino con tu objetivo midiendo el rendimiento. Por otro lado, tus OKRs te permitirán alinear las prioridades de tu marca y medir el progreso hacia tus objetivos finales a lo largo del tiempo. Esto también ayuda a mejorar el rendimiento de tus KPIs y te anima a mejorar.
6. Comunicación clara y directa de los KPIs
La mejor manera de asegurar que todas las partes relevantes entiendan tus KPIs es establecerlos de manera directa, sin complicaciones y fáciles de captar instantáneamente. Comunicar tus KPIs bien permitirá que todos estén en la misma página y entiendan su papel en moverse hacia el objetivo principal. Esto puede hacerse añadiendo contexto a tus KPIs y haciendo que otros entiendan por qué estos son relevantes e importantes para tu marca.
Elabora sobre por qué elegiste dichos KPIs sobre otros y cómo planeas medirlos. Explica tu estrategia apropiadamente y responde cualquier pregunta que las personas involucradas puedan tener, ya que establecer una base clara es necesario para una operación fluida más tarde.
Comunicar tus KPIs claramente añade otra ventaja: mientras más rápido entiendan los empleados el concepto, más podrán añadir ideas y aportes relevantes. Una conversación abierta puede llevar a hacer tus KPIs potencialmente más eficientes.
7. Establecer KPIs de ventas
Las ventas son un KPI impulsado por números que es esencial para cualquier negocio. En resumen, cada empresa necesita monitorear su actividad de ventas regularmente. Algunos KPIs de ventas importantes incluyen:
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Llamadas o correos electrónicos de ventas mensuales por miembro del equipo de ventas
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Valor promedio de compra
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Tratos ganados vs. tratos perdidos (la relación de Oportunidad a Trato)
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Crecimiento general de ventas mensuales
8. Revisar y actualizar tus KPIs regularmente
Mientras progresas hacia el alcance de tu objetivo, tendrás que seguir reevaluando tus Indicadores Clave de Rendimiento de vez en cuando. Rastrea el progreso de KPIs de largo plazo y corto plazo diariamente, mensualmente, o semanalmente según sea requerido y mide el rendimiento.
Actualizar tus objetivos y KPIs es extremadamente importante para mantenerse relevante, ya que estos nunca están destinados a ser estáticos. Actualiza tus KPIs y déjalos evolucionar y cambiar con tu negocio. Al revisar y reajustar constantemente, podrás eliminar objetivos de KPI relevantes que vale la pena perseguir y los que no.
Establecer Indicadores Clave de Rendimiento para tu negocio es una gran manera de lograr el éxito y alcanzar los objetivos que has establecido para tu empresa. Sin tal marco, puede ser desafiante entender si estás en el camino correcto y dónde necesitas mejorar.
Conclusión
Sin importar qué KPIs elijas para medir el rendimiento de tu empresa, necesitarás datos sólidos en los cuales basarlos. Es por eso que elegir las herramientas correctas para gestionar tus objetivos de negocio es crítico. FiveCRM tiene un conjunto de productos que cubren todos los aspectos de atraer y retener clientes, dándote los datos necesarios para una medición poderosa del rendimiento de tu equipo. Para descubrir cómo FiveCRM te ayuda a cumplir tus objetivos, contáctanos hoy o comunícate con nosotros para una demostración.
Preguntas Frecuentes
P: ¿Qué son los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs)?
R: Los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) son valores medibles que ayudan a las empresas a evaluar su progreso y rendimiento hacia objetivos específicos. Los KPIs proporcionan información sobre áreas críticas de las operaciones del negocio y sirven como puntos de referencia para el éxito.
P: ¿Por qué son importantes los KPIs para las empresas?
R: Los KPIs son esenciales para las empresas porque proporcionan una
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