Limpia los datos de tu CRM para una mejor optimización
Abe Dearmer
Mar 11, 2020
∙
7 min read
CRM
En este artículo, aprenderás sobre la importancia de limpiar y mantener regularmente tu sistema de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM). Un CRM limpio garantiza datos precisos y completos, evita duplicados, elimina tratos muertos y establece reglas para la entrada de datos. Seguir estos consejos te ayudará a optimizar las capacidades de tu CRM y maximizar la efectividad de tus esfuerzos de ventas.
Puntos Clave:
- Revisa tus datos regularmente para identificar y corregir cualquier error o información faltante. Anima a los representantes de ventas a turnarse para inspeccionar la base de datos y rectificar entradas incompletas, direcciones de correo rebotadas, nombres faltantes y tratos valorados incorrectamente.
- Verifica la existencia de entradas duplicadas en tu base de datos CRM para evitar confusión y asegurar la precisión de la información. Durante el proceso de migración o al importar datos, usa filtros para prevenir la adición de leads ya presentes en la base de datos.
- Completa la información faltante promptamente para evitar oportunidades perdidas. Anima a los representantes de ventas a introducir información en el CRM tan pronto como la reciban para prevenir que se extravíe u olvide.
- Elimina tratos muertos de tu sistema CRM para mantener una base de datos limpia y relevante. Busca señales como expectativas poco realistas, respuestas tardías, planes de cierre vagos y presupuestos incompatibles para identificar leads muertos y eliminarlos.
- Establece reglas para tu base de datos CRM para asegurar entrada de datos consistente y precisa. Utiliza características de automatización para aplicar reglas como no permitir caracteres especiales en nombres, aceptar solo números telefónicos numéricos y verificar dominios de email.
- Limpiar y mantener regularmente tu sistema CRM puede parecer mundano, pero es esencial para utilizar efectivamente tus datos y maximizar los beneficios de tu CRM. Una vez que reconozcas su importancia, cosecharás las recompensas de una base de datos bien mantenida.
Cuando implementas por primera vez un sistema de Gestión de Relaciones con Clientes en tu empresa, todo es nuevo y prístino. Pero con el tiempo, a medida que añades más y más clientes a la base de datos, puedes encontrar que el CRM queda con datos incompletos, tratos sin terminar, entradas duplicadas y otros errores que pueden ser remedados con una limpieza simple y rutinaria.
Limpiar tu sistema de Gestión de Relaciones con Clientes es importante para asegurar que lo estás usando a su potencial óptimo. Tu software CRM puede funcionar solo tan bien como los datos que le alimentes, razón por la cual limpiarlos rutinariamente se convierte en la necesidad del momento. Desafortunadamente, la mayoría de los representantes de ventas no ven las cosas de esa manera y tu CRM sigue obstruyéndose con datos no deseados que necesitan ser rectificados.
Aquí tienes algunos consejos rápidos para ayudarte a limpiar tu sistema de Gestión de Relaciones con Clientes para asegurar que estás haciendo uso completo de sus capacidades. ¡Estos consejos son bastante simples pero solo funcionan cuando los usas regularmente!
Tabla de Contenidos
Revisar los datos
Los datos son el pan de cada día de las ventas - sin leads y su información ¿cómo harás ventas? Así que solo tiene sentido mantener los datos en tu sistema en perfectas condiciones sin ningún error. Ejecuta una verificación a través de todos tus datos y descubre qué falta o está incorrecto. Hacer esto semanalmente o mensualmente puede ayudarte a ejecutar una máquina de ventas suave durante todo el año y aprovechar las características del CRM.
Entrena a tus representantes de ventas para entender la importancia de limpiar datos y crea un sistema donde todos se turnen para inspeccionar la base de datos. Deben verificar y rectificar entradas incompletas, direcciones de correo rebotadas, nombres faltantes y tratos valorados incorrectamente.
Verificar duplicados
Las entradas duplicadas pueden crear mucha confusión para tus equipos de ventas y pueden causar problemas innecesarios con los tratos. Debes verificar y eliminar entradas duplicadas y redundantes de tu base de datos para asegurar que tienes toda la información correcta.
Esto puede ser rectificado desde el inicio del proceso de migración del CRM. Hay una opción para añadir un filtro al inicio del proceso de migración de datos que evita añadir información de un lead que ya está presente en la base de datos. Al importar tus datos desde un archivo CSV, también obtienes la opción de evitar importar entradas que ya están presentes.
Completar lo que falta
Nada es peor que información faltante justo cuando la necesitas. Muchas veces al introducir la información, los representantes de ventas tienen tanta prisa que no completan las entradas o se pierden información importante que queda escrita en blocs de notas y notas adhesivas en algún lugar de un cajón o archivero.
La mejor manera de evitar que esto suceda es poniendo la información en la base de datos tan pronto como la obtengan para que no la olviden o la extravíen. Recordarla o encontrarla después puede resultar difícil y puede llevar a una oportunidad de negocio perdida.
Eliminar tratos muertos
Algunos representantes de ventas pueden querer aferrarse a tratos que ya pasaron su tiempo y están muertos solo porque pusieron tanto esfuerzo en nutrirlos con la esperanza de que aún puedan resultar. Pero eso rara vez sucede y es importante reconocer cuando un trato ha muerto y debes seguir adelante completamente, incluyendo eliminarlo de tu sistema de Gestión de Relaciones con Clientes.
Hay algunos puntos que pueden ayudarte a reconocer un lead frío o muerto para tomar el paso y eliminarlos de tu base de datos.
Crear reglas para tu base de datos
El software de Gestión de Relaciones con Clientes proporciona varias maneras de introducir y recibir datos que puedes importar de varias fuentes. Para asegurar que los datos están encontrando su lugar correcto, puedes crear reglas automatizadas que permiten entradas correctas y completas, ¡y eso también sin que los representantes de ventas tengan que pasar tiempo haciéndolo!
Configura tareas automatizadas y reglas que aseguren que todos los datos que entran sean almacenados de manera limpia y sistemática. Algunos ejemplos de reglas útiles incluyen -
Asegurar que tu sistema de Gestión de Relaciones con Clientes se mantenga limpio y mantenido puede parecer aburrido y mundano, pero hacerlo regularmente puede ser la forma más efectiva de usar tus datos recolectados. ¡Una vez que te des cuenta de lo importante que es limpiar la base de datos, no hay vuelta atrás!
Michael King says...
"I can’t think of a time where a client has requested something that we weren’t able to do with FiveCRM. Unlike most systems, it has a lot of flexibility."
Managing Director, Senior Response
JAINE HUSBANDS SAYS...
“Each client, and each of their campaigns, has its own unique specifications. We essentially needed to set up mini CRMs on one platform to meet those requirements.”
Operations Director, Team Marketing
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