En este artículo, descubrirás cómo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) afecta las prácticas de marketing digital y aprenderás pasos prácticos para asegurar que tu negocio cumpla con estas regulaciones. Al entender el RGPD, puedes generar confianza con tus clientes y aprovechar la oportunidad de oro que presenta para los especialistas en marketing.
Puntos Clave:
- El RGPD es una regulación estricta de privacidad de datos que impacta a los negocios con clientes en la Unión Europea.
- El cumplimiento se enfoca en tres áreas principales: permiso, justificación y acceso.
- El RGPD afecta varios roles en los departamentos de marketing, como gerentes de email marketing, especialistas en automatización de marketing y ejecutivos de relaciones públicas.
- Los consejos prácticos para el cumplimiento incluyen realizar una auditoría de listas de correo, eliminar direcciones no utilizadas, actualizar tu declaración de privacidad y centralizar los datos de tu CRM.
- El RGPD ofrece una oportunidad de oro para los especialistas en marketing al permitir una mejor comprensión de los intereses de los clientes, generar confianza y optimizar las plataformas CRM.
Cada sitio web que visitas, cada llamada que haces y cada foto que tomas deja una huella digital. Uno de los recursos más valiosos del mundo está contenido en esas huellas: tus datos personales. Tu nombre, dirección IP y ubicación son todas partes de estas huellas. Las empresas de marketing digital necesitan la mayor cantidad de datos personales posible, ya que esto dirige cómo las empresas se comunican con sus clientes.
Debido a que los datos personales son tan valiosos, son un objetivo principal para el robo y mal uso. Esto ha llevado a la preocupación de los consumidores sobre cómo se usan, almacenan y venden sus datos. Una encuesta de Associated Press encontró que la mayoría de los estadounidenses no creen que los datos de identificación que comparten en línea permanezcan privados y seguros. Estudios similares de seguridad de datos alrededor del mundo han llegado a la misma conclusión.
Los legisladores han reconocido la importancia de regular cómo se deben manejar los datos sensibles. En América, la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) es una de las leyes más estrictas aprobadas. Sin embargo, eso solo proporciona protecciones en un estado. Los ciudadanos de la UE obtuvieron protecciones más completas después de que la Unión Europea introdujo el RGPD en 2018.
Ahora que el calendario está pasando a 2023, se espera que todas las empresas que recolectan información del consumidor modifiquen sus actividades de procesamiento de datos para cumplir completamente con el RGPD. Si tu negocio recolecta o trabaja con datos de ciudadanos europeos, y no estás al tanto de todos los requisitos del RGPD, puedes estar violando la ley. Esta publicación de blog sirve como tu guía completa para el RGPD y el marketing en 2023.
¿Qué es el RGPD?
El RGPD, o Reglamento General de Protección de Datos, fue creado para estandarizar las regulaciones que protegen los datos del consumidor. La ley requiere que las empresas proporcionen configuraciones de protección de privacidad obligatorias en sus productos digitales y sitios web, también activadas por defecto.
El RGPD tiene como objetivo hacer que las empresas sean más responsables de sus acciones y pone la experiencia del cliente antes que el negocio para que los individuos no se sientan explotados.
Bajo esta regulación, las empresas deben mantener un registro de cómo usan los datos personales de los clientes y manejan las violaciones de datos, mantenerse actualizadas con las evaluaciones de impacto de privacidad, y mucho más. Esta regulación es legalmente vinculante, y no cumplir con ella puede llevar a multas enormes.
El Costo del Incumplimiento
La fecha límite para el RGPD pasó hace algún tiempo, pero los reguladores no comenzaron inmediatamente a imponer multas por violaciones. Ahora que las empresas que trabajan con datos digitales han tenido tiempo adecuado para mejorar sus prácticas, los gobiernos europeos están tomando medidas severas.
Cerca del final de 2022, varias grandes empresas tecnológicas recibieron multas considerables de varias agencias regulatorias europeas. Estas incluyen:
- La popular aplicación de mensajería Discord fue multada con €800,000 por no proporcionar opciones de protección de datos por defecto para chats de voz.
- La empresa matriz de Facebook, Meta, fue golpeada con una multa de €265 millones por la Comisión Irlandesa de Protección de Datos por una violación de extracción de datos.
- Alpha Exploration, el operador de la aplicación de redes sociales Clubhouse, recibió una multa de €2 millones de la Autoridad Italiana de Protección de Datos por tener opciones de seguridad por defecto débiles.
Dado que recolectar y trabajar con datos de usuario es una función central del marketing digital, debes entender el impacto del RGPD y asegurar que tus prácticas estén actualizadas.
RGPD y Marketing: Lo Que Necesitas Saber
Para las organizaciones de marketing digital, el RGPD es una de las regulaciones de privacidad de datos más estrictas con las que tendrán que trabajar. Los propietarios de pequeñas empresas pueden encontrar las reglas especialmente duras, pero ayuda enfocarse en tres áreas principales: permiso, enfoque y acceso.
1. Permiso
No puedes simplemente asumir que un prospecto o cliente quiere ser contactado por ti. Necesitas pedirles explícitamente su permiso para enviarles material de marketing. No puede ser una casilla de verificación por defecto ambigua al registrarse, tampoco. Los visitantes de tu sitio necesitan expresar su afirmación claramente.
2. Justificación
El RGPD ahora requiere que las empresas proporcionen justificación de por qué recolectan los datos. Esto significa que necesitan poder explicar por qué están recolectando ciertos datos y no recolectar información innecesaria. Por ejemplo, si necesitas saber la talla de ropa de cada uno de tus clientes y puedes explicar por qué, puedes recolectar esa información. Si sigues prácticas de minimización de datos y solo recolectas la información que necesitas, deberías cumplir con el RGPD.
3. Evaluar
Cada cliente tiene el derecho a ser olvidado y a que se elimine información incorrecta o desactualizada sobre ellos. El RGPD les da control total y acceso a sus datos y el derecho a eliminarlos si lo desean.
Si estás cuidando estas áreas anteriores en tu negocio, definitivamente puedes cosechar los beneficios del RGPD. Uno de los más grandes es el hecho de que este cumplimiento viene con la gran oportunidad de mantenerse conectado con los clientes correctos que están comprometidos con tu negocio y crear campañas de marketing dirigidas.
RGPD y Marketing: ¿Quién Se Ve Más Afectado?
Cualquier negocio con clientes en la Unión Europea será realistamente afectado por el RGPD. Algunos negocios, como proveedores de servicios, pueden no tener sede en la UE, pero el RGPD aún aplica porque tienen clientes europeos.
También puedes estar sujeto a otras leyes de privacidad y regulaciones de privacidad de datos en tu área. El cumplimiento del RGPD probablemente asegurará que estés en línea con otras regulaciones como CPRA y CCPA, lo que hace que el cumplimiento con esas sea un poco más fácil.
Los departamentos de marketing típicamente tienen tres roles que son los más impactados por el RGPD. Aquí hay un vistazo a esas tres posiciones y cómo se ven afectadas.
Gerentes de Email Marketing
Los especialistas en marketing B2B dependen de direcciones de correo electrónico para alimentar aplicaciones de generación de leads. Al inicio del proceso de ventas, un usuario típicamente te dará su dirección de correo electrónico a cambio de más información. Esto podría tomar la forma de registrarse en tu lista de correo o obtener acceso para descargar algún contenido. Este proceso se conoce como "opt-in" y está permitido bajo el RGPD.
Lo que está prohibido, sin embargo, es comprar listas de correo electrónico. Extraer direcciones de correo electrónico de la web o copiarlas de sitios web tampoco está permitido. Por lo tanto, los gerentes de email marketing deben asegurar el opt-in para todas las campañas de email marketing B2B. Los usuarios que dan consentimiento para ser contactados es un requisito del RGPD para el email marketing. Ya no puedes agregar automáticamente usuarios a tus listas de correo y luego esperar a que opten por salir (desuscribirse de la lista).
Especialistas en Automatización de Marketing
La automatización de marketing es una de las herramientas más poderosas en el campo del marketing. Sin embargo, se debe prestar atención cercana a las pautas del RGPD para usar estos sistemas correctamente.
Enviar correos electrónicos automatizados a alguien que ha optado por salir viola el RGPD. Esto también aplica a correos electrónicos programados para ser enviados antes de que el usuario optara por salir. Como se pueden imponer multas considerables en este caso, estudia las características de tu software de automatización de marketing. El sistema debería poder verificar si el destinatario ha optado por salir antes de enviar un correo electrónico.
Ejecutivos de Relaciones Públicas
El personal de relaciones públicas (RP) típicamente se comunica con organizaciones de medios. Sin embargo, el RGPD no distingue entre promocionar un nuevo producto a periodistas y hacer marketing directamente a un cliente potencial. Los periodistas necesitan dar consentimiento para ser contactados por ti, lo que significa que el alcance por correo electrónico no será suficiente.
El permiso puede darse cuando los periodistas se acercan directamente a ti, ya que eso muestra que expresaron interés en hablar contigo y con tu negocio.
RGPD y Marketing: Consejos Prácticos
Si crees que tu negocio cumple con el RGPD, no está de más hacer algunas verificaciones para confirmar. Si estás seguro de que tu empresa no está lista, revisa estos consejos y úsalos como una lista de verificación de cosas que hacer para prepararte.
Realizar una Auditoría de Lista de Correo
La mayoría de las bases de datos de marketing pre-RGPD se han vuelto obsoletas. Si continúas usando listas más antiguas, verifica doblemente los registros de usuarios que optaron por entrar. El usuario debe ser eliminado si no puedes verificar un registro de opt-in. Para nuevos suscriptores y leads potenciales, asegúrate de que también hayan confirmado que quieren unirse a tu lista enviando un correo electrónico automatizado para confirmar su suscripción.
Eliminar Direcciones Que No Estás Usando
Una vez que hayas verificado las personas en tu lista sin registro de opt-in, no te aferres a sus datos. Incluso si no estás enviando correos electrónicos activamente a estos usuarios (o contactándolos de alguna otra manera), las secciones de retención de datos del RGPD requieren que elimines estos registros. Puede ser difícil para los especialistas en marketing dejar ir direcciones de correo electrónico que habían pasado tiempo considerable recolectando, pero debe hacerse. Si tu sistema CRM puede proporcionar registros de eliminación, asegúrate de poder entregar estos registros si alguna vez son solicitados.
Agregar una Ventana Emergente de Invitación a Tu Sitio
Probablemente has visitado sitios web donde se te presenta una ventana emergente. Los mensajes en la ventana emergente a menudo te invitan a unirte a una lista de correo electrónico. Hacer que nuevos usuarios opten por entrar de esta manera es perfectamente aceptable bajo el RGPD. También es una oportunidad para hacer algo de segmentación de marketing, ya que los usuarios pueden registrarse para sus intereses específicos (productos, publicaciones de blog, documentos técnicos, etc.). Recuerda enlazar a tu política de privacidad en estos mensajes para asegurar el cumplimiento completo.
Actualizar Tu Declaración de Privacidad
Hablando de tu política de privacidad, convertirse en cumplidor del RGPD es una excelente ocasión para revisarla. Asegúrate de notar cualquier otra ley de privacidad y políticas de recolección de datos que sigas, para dar a los usuarios una comprensión de lo que deberían esperar al tratar con tu empresa. El RGPD requiere que las políticas de privacidad estén escritas en lenguaje claro y fácilmente entendible. Tu política debe informar a tus usuarios cuánto tiempo retienes su información personal. El RGPD también establece que tu política de privacidad se publique en tu sitio web e incluya en cualquier aplicación móvil que tu empresa desarrolle.
Cambiar a Redes Sociales
Las "llamadas en frío" vía correo electrónico ya no están permitidas con el RGPD. Sin embargo, los equipos de ventas pueden contactar a nuevos prospectos en sitios de redes sociales. LinkedIn está enfocado en negocios, lo que lo convierte en un lugar ideal para contactar a clientes potenciales nuevos. Otras redes sociales como Twitter y Facebook pueden presentar más desafíos para encontrar leads, pero también pueden ser usadas. Este tipo de estrategia de marketing se conoce como venta social, y es algo en lo que los vendedores deberían ser entrenados.
Centralizar los Datos de Tu CRM
Las hojas de cálculo de Excel y Google Docs llenos de información del cliente ahora deberían ser cosa del pasado. Todos tus datos de usuario deberían estar centralizados en un solo sistema CRM. No solo podrás gestionar y segmentar mejor tus listas de correo, sino que los mejores CRM de hoy también permitirán a los usuarios acceder a sus propios datos, hacer cambios según sea necesario, y revisar cómo usas su información. Las capacidades de análisis de datos de los sistemas CRM también ayudan en la toma de decisiones para las mejores prácticas de marketing.
Marketing Después del RGPD
Desde la aprobación del RGPD, cómo manejas los datos de ciudadanos de la UE ha cambiado permanentemente. Aunque el cumplimiento puede parecer una molestia, las multas por violaciones pueden llegar hasta €20 millones. Eso solo es una razón suficientemente buena para cambiar cómo operan tu negocio y departamentos de marketing.
Seguir la guía simple de "no contactes a alguien a menos que específicamente te pidan hacerlo" debería ayudarte a mantenerte en línea y proporcionar una experiencia segura al cliente. Sin embargo, con tanto dinero en juego, es mejor buscar consejo de un abogado calificado sobre los requisitos legales en tu área.
Por Qué el RGPD es una Oportunidad de Oro para los Especialistas en Marketing
Mientras implementas prácticas de cumplimiento del RGPD, ayuda pensar en ello no como una carga sino como una oportunidad para expandir tu alcance de mercado. Las nuevas regulaciones no tienen que ser limitantes; pueden ser una oportunidad para obtener una ventaja competitiva en el mercado.
Entender los Intereses Exactos de los Clientes
Bajo el RGPD, necesitas consentimiento explícito de los clientes para enviarles cualquier tipo de comunicación, lo que significa que estos formularios pueden ser mucho más que un simple "sí" o "no" para suscribirse. Puedes pedirles que elijan de una amplia gama de opciones, lo que también te ayuda a reducir los intereses específicos del cliente.
Luego puedes segmentarlos apropiadamente en personas de cliente y enviarles solo el tipo de información que están buscando, eliminando la necesidad de una campaña de email marketing "una talla para todos".
Construir Confianza
Ser transparente y abierto entre sí puede ayudar a crear confianza entre el cliente y la empresa. Al revelar completamente lo que haces con los datos personales del consumidor y cómo los usas, estás allanando el camino para la confianza, lo que es beneficioso a largo plazo.
Cambiar a una Plataforma CRM Única
Con el "derecho a ser olvidado," los clientes pueden pedir a las empresas que eliminen cualquier y cada bit de datos que tengan sobre ellos. Si estos datos están almacenados en diferentes plataformas en pedazos, esta solicitud puede no ser manejada tan fácilmente como debería ser.
Al emplear un sistema único de gestión de relaciones con el cliente (CRM) de toda la empresa que te permita almacenar todos tus datos de cliente en un lugar, puedes cumplir completamente con la solicitud y con el RGPD. Las evaluaciones de clientes se vuelven más fáciles porque todos sus datos se pueden encontrar en un lugar, asegurando que no te falte ninguna información.
FiveCRM: Tu Solución Única
Con el riesgo de multas altas, ahora es el momento de asegurar que estés en línea with el RGPD y otras regulaciones de privacidad. Tener gestión centralizada de toda tu información de cliente es más importante que nunca. La solución CRM correcta te ayudará a gestionar todos tus datos de marketing digital en un lugar.
FiveCRM ofrece soluciones completas que aliviarán tus preocupaciones de cumplimiento regulatorio. Nuestro equipo está feliz de ayudar con cualquier pregunta que puedas tener, así que
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