Reuniones Virtuales 101 - 9 Cosas que Revisar Antes de la Llamada
Cecily Giancaterino
Jun 26, 2023
∙
12 min read
CRM
Mientras nos adaptamos a la nueva normalidad de trabajar de forma remota, las reuniones virtuales se han convertido en parte de nuestra jornada laboral. Cuando trabajamos desde casa, realizar reuniones y avanzar en los acuerdos con los clientes no necesita detenerse. Utilizar plataformas en línea que permiten comunicación de audio y video junto con algunas características adicionales que facilitan la realización de una reunión virtual es una gran parte de cómo las empresas pueden continuar haciendo negocios.
Aunque realizar tales llamadas realmente no es ciencia espacial y todos hemos usado tal plataforma algunas veces antes en nuestras vidas, hay ciertas cosas que debes verificar antes de entrar en una llamada con tus clientes o socios comerciales. Asegurarte de que tienes una lista de verificación para repasar antes de comenzar cualquier llamada virtual te permite eliminar cualquier margen de error y estar preparado para cualquier cosa que pueda surgir durante la llamada.
Esto es especialmente necesario si has estado trabajando como representante de ventas de campo y no estás acostumbrado a una configuración remota de trabajo desde casa. Cuando te preparas para una reunión cara a cara, el tipo de preparación que haces es diferente a lo que harás para una virtual. Prepararte con tus materiales de marketing impresos, tu bolígrafo de la suerte y tu archivo de presentación es una lista de verificación previa a la demostración muy contrastante con la que necesitarás en el tiempo del COVID-19. Familiarízate con una plataforma virtual ya que cada vez más reuniones están teniendo lugar a través de conferencias web usando presentaciones de pantalla compartida.
Puntos Clave:
- Adopta las reuniones virtuales: Las reuniones virtuales son una herramienta vital para la colaboración remota sin problemas, permitiendo una comunicación eficiente y fomentando la colaboración productiva entre equipos independientemente de las ubicaciones geográficas.
- Prepárate para el éxito: Prioriza las preparaciones técnicas, incluyendo conexión a internet estable, software de videoconferencia confiable, y prueba la configuración de audio/video. Establece una agenda clara y familiarízate con las características de la plataforma de reuniones virtuales.
- Crea un ambiente atractivo: Optimiza la iluminación y ubicación de la cámara, elimina distracciones, y fomenta la participación activa. Utiliza ayudas visuales, herramientas interactivas, y salas de descanso para mejorar el compromiso y la colaboración.
- Comunícate efectivamente: Practica la escucha activa, habla clara y concisamente, y fomenta el diálogo abierto. Utiliza señales visuales y considera usar la función de chat para preguntas o comentarios escritos.
- Aborda las interrupciones proactivamente: Establece reglas básicas, como silenciar micrófonos y levantar la mano, para evitar interrupciones. Anima a los participantes a reportar problemas técnicos de forma privada y prepárate para solucionar problemas según sea necesario.
- Establece una agenda: Una agenda bien definida proporciona estructura, mantiene las discusiones enfocadas, y asegura que todos los temas relevantes sean cubiertos. Permite a los participantes venir preparados y contribuye a una reunión más eficiente y productiva.
- Aprovecha las capacidades de FiveCRM: FiveCRM ofrece videoconferencia integrada, colaboración de documentos compartidos, y características de gestión de tareas que optimizan los flujos de trabajo de reuniones virtuales, mejoran la colaboración en equipo, y aumentan la productividad general.
Tabla de Contenidos
Elige la plataforma que quieres usar
Incluso antes de que la pandemia cerrara las oficinas, el trabajo remoto se había convertido en una tendencia entre muchas profesiones en todo el mundo. Debido a la facilidad de uso y el hecho de que te permite hablar cómodamente con personas en diferentes partes del mundo, las conferencias web se han vuelto populares y han avanzado más allá de solo Skype. Ahora hay una serie de diferentes plataformas de conferencias de audio y video basadas en web que permiten a personas de todo el mundo conectarse entre sí.
Basándote en la conveniencia, elige una plataforma como Zoom, GoToMeeting, o Google Meet, todas las cuales son fáciles de usar y convenientes para que todos accedan. Dependiendo de con qué se sienta cómodo tu cliente, puedes elegir una de las muchas plataformas basadas en web que todos saben cómo usar y a las que se pueden conectar.
Verifica qué dispositivo usará tu cliente
Siempre asegúrate de verificar con la persona con la que vas a hablar sobre qué dispositivo usará y con qué se siente cómoda. Si la plataforma que se está usando es nueva para ellos, recuérdales que la descarguen y ayúdales a configurarla si es necesario.
Informarles sobre tu plan para la presentación también les permitirá elegir mejor un dispositivo dependiendo de si es solo una llamada de audio, una videollamada, necesita compartir pantalla, etc.
Configura una invitación para la reunión virtual
Como anfitrión, tendrás que configurar una reunión en la plataforma que tú y tu cliente han elegido mutuamente. Agrega el título, fecha y hora, incluyendo el propósito de la llamada. Asegúrate de verificar las zonas horarias y configura la invitación en consecuencia.
Envía un email y crea una invitación de calendario
Una vez que se haya creado una invitación para tu reunión virtual, obtendrás un enlace de asistente con código de conferencia e información de llamada. Envía esto por email a todos los que se unirán a la llamada con una invitación formal y asegúrate de que todos puedan confirmar la hora y fecha de la reunión.
Asegúrate también de crear una invitación de calendario con todos los detalles de la conferencia web para que tus asistentes no tengan que buscar en su bandeja de entrada de email la información requerida cuando sea hora de la reunión.
Únete temprano para verificar que todo esté funcionando
No hay nada más embarazoso que entrar a la llamada y darse cuenta de que tu micrófono no está funcionando o hay un problema con tu conexión a internet. Siempre inicia sesión de 10 a 15 minutos antes para asegurarte de que todos los sistemas estén funcionando perfectamente sin ningún problema.
Asegúrate de que sea posible compartir pantalla
Este es uno de los aspectos más importantes a verificar antes de cualquier reunión. Cuando estás presentando, usar la opción de compartir pantalla es muy útil ya que permite a todos los demás en la llamada ver exactamente lo que tú ves en tu pantalla. De esta manera puedes mostrar presentaciones de productos y servicios, sin tener que pedir a las personas que abran diferentes enlaces y documentos individualmente en sus propias pantallas.
Prepara tu pantalla para compartir cerrando todas las pestañas y ventanas con fotos personales, redes sociales, emails, y similares. Mira tu pantalla como lo haría tu cliente y elimina cualquier cosa que se vea poco profesional y que no necesite ser vista por ellos. Si estás presentando algo, ábrelo y maximízalo en la pantalla para que cuando comiences a compartir ahí sea donde empezar y no necesites buscar tu presentación a último minuto.
Agrega a los asistentes a la reunión cuando se conecten
La mayoría de las plataformas de reuniones en línea requieren que el anfitrión de la reunión agregue a los asistentes a la llamada cuando se conecten y soliciten unirse. Mientras las personas empiecen a conectarse, asegúrate de estar ahí y agregarlos. Llegar tarde y mantenerlos esperando se verá poco profesional igual que en una reunión en persona.
Graba la reunión si es necesario
Antes de comenzar, pide permiso a todos para grabar la reunión si eso es necesario. Grabar la reunión permitirá a todos volver a ella en una fecha posterior para puntos importantes discutidos. También funciona como un registro para usar con personas que no estuvieron presentes en la reunión en ese momento.
¡Mantén la calma y no entres en pánico!
De vez en cuando, incluso después de asegurar que todo esté funcionando perfectamente, puede haber un contratiempo o dos. Justo cuando tu reunión virtual comienza, los niños de tu vecino empiezan a jugar ruidosamente afuera en la piscina o el jardinero comienza a cortar el césped - ¡estas son cosas imprevistas que simplemente no puedes hacer nada al respecto!
Ten en cuenta que todos han pasado por esto al menos una vez en su vida y que está bien. No puedes planear para todo, así que mantén la calma si algo sale mal. En lugar de entrar en pánico, tómalo con humor y continúa con tu reunión.
Estos consejos pueden parecer básicos pero confía en nosotros, ¡repasar esta lista de verificación puede ahorrarte mucho tiempo de último minuto! Adaptarse a la nueva normalidad es la mejor manera de avanzar como representante de ventas. Aprende los mejores trucos para hacer el trabajo remoto más fácil y continúa haciendo acuerdos.
Conclusión
Las reuniones virtuales han revolucionado la forma en que los equipos colaboran, permitiendo comunicación sin problemas y colaboración efectiva independientemente de la distancia física. En este post del blog, exploramos consideraciones esenciales para reuniones virtuales exitosas y cómo maximizar su impacto en la productividad y el compromiso.
Siguiendo los consejos y mejores prácticas descritas, puedes asegurar que tus reuniones virtuales sean eficientes, atractivas y orientadas a resultados. Desde preparaciones técnicas y crear un ambiente atractivo hasta fomentar la comunicación efectiva y abordar las interrupciones, cada elemento contribuye a una experiencia de reunión virtual exitosa.
En FiveCRM, entendemos la importancia de las reuniones virtuales en el panorama empresarial actual. Nuestra solución CRM está diseñada para apoyar y mejorar la efectividad de las reuniones virtuales. Con videoconferencia integrada, colaboración de documentos y características de gestión de tareas, FiveCRM optimiza tus flujos de trabajo de reuniones virtuales, impulsa la colaboración en equipo y mejora la productividad general.
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Preguntas Frecuentes
1. ¿Por qué son importantes las reuniones virtuales? Las reuniones virtuales se han vuelto esenciales en el panorama digital actual ya que permiten colaboración remota sin problemas, independientemente de las ubicaciones geográficas. Permiten a los equipos conectarse, comunicarse y realizar negocios de manera eficiente y efectiva.
2. ¿Cuáles son los beneficios clave de las reuniones virtuales? Las reuniones virtuales ofrecen numerosos beneficios, incluyendo ahorro de tiempo y costos, mayor productividad, flexibilidad, y la capacidad de conectarse con una audiencia geográficamente dispersa. También facilitan la colaboración en tiempo real, el intercambio de ideas y la toma de decisiones, mejorando la eficiencia general del equipo.
3. ¿Cómo puedo prepararme para una reunión virtual exitosa? Para prepararte para una reunión virtual exitosa, asegúrate de tener una conexión a internet estable, una plataforma de videoconferencia confiable, y los materiales de agenda o presentación necesarios. Familiarízate con las características del software de reuniones virtuales y prueba tu configuración de audio y video de antemano.
4. ¿Qué consideraciones técnicas debo tener en cuenta? Las consideraciones técnicas para reuniones virtuales incluyen verificar tu ancho de banda de internet, usar una conexión por cable para mejor estabilidad, tener un plan de respaldo para cortes de energía o interrupciones de internet, y asegurar que tienes la última versión del software de videoconferencia instalada.
5. ¿Cómo puedo crear un ambiente de reunión virtual atractivo? Para crear un ambiente de reunión virtual atractivo, optimiza tu iluminación y ubicación de cámara, elimina distracciones de fondo, y fomenta la participación activa de los asistentes. Usa visuales, herramientas interactivas, y salas de descanso para mantener a los participantes comprometidos y fomentar la colaboración.
6. ¿Qué debo hacer para asegurar una comunicación efectiva durante una reunión virtual? Para una comunicación efectiva durante reuniones virtuales, practica la escucha activa, habla clara y concisamente, y fomenta el diálogo abierto. Usa señales visuales como asentir con la cabeza y gestos de manos para indicar comprensión y compromiso. Considera usar la función de chat para preguntas o comentarios escritos.
7. ¿Cómo puedo abordar posibles interrupciones de reunión? Para abordar posibles interrupciones de reunión, establece reglas básicas al principio, como silenciar micrófonos cuando no se está hablando y levantar la mano para evitar hablar unos sobre otros. Anima a los participantes a reportar cualquier problema técnico de forma privada y prepárate para solucionar problemas según sea necesario.
8. ¿Cuál es la importancia de establecer una agenda para reuniones virtuales? Establecer una agenda para reuniones virtuales es crucial ya que proporciona estructura y claridad. Ayuda a mantener las discusiones enfocadas, asegura que todos los temas relevantes sean cubiertos, y permite a los participantes venir preparados con ideas o materiales relevantes.
9. ¿Cómo puede FiveCRM apoyar la efectividad de las reuniones virtuales? FiveCRM proporciona soluciones robustas para mejorar la efectividad de las reuniones virtuales. Con características como videoconferencia integrada, colaboración de documentos compartidos, y gestión de tareas, FiveCRM optimiza los flujos de trabajo de reuniones virtuales, mejora la colaboración en equipo, y aumenta la productividad general.
Michael King says...
"I can’t think of a time where a client has requested something that we weren’t able to do with FiveCRM. Unlike most systems, it has a lot of flexibility."
Managing Director, Senior Response
JAINE HUSBANDS SAYS...
“Each client, and each of their campaigns, has its own unique specifications. We essentially needed to set up mini CRMs on one platform to meet those requirements.”
Operations Director, Team Marketing
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