Términos como VoIP y CRM se mencionan todo el tiempo en los
centros de llamadas, pero es cómo funcionan juntos lo que realmente importa para su negocio. Ya sea que esté familiarizado o no con VoIP o CRM, esta guía le explicará los detalles cruciales de estos servicios fundamentales y le ayudará a encontrar una solución integrada que funcione sin problemas para impulsar sus procesos comerciales.
Puntos Clave
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Optimizar la Comunicación y Mejorar la Eficiencia: La integración de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) con software de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM) permite a las empresas optimizar la comunicación y mejorar la eficiencia general. Al combinar estas tecnologías, las empresas pueden hacer y recibir llamadas directamente dentro del sistema CRM, eliminando la necesidad de sistemas telefónicos separados y mejorando la productividad.
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Centralizar las Interacciones con el Cliente: La integración de VoIP con software CRM permite la centralización de las interacciones con el cliente. Todo el historial de llamadas, grabaciones y notas se almacenan dentro del sistema CRM, proporcionando una vista integral de las comunicaciones con el cliente. Este enfoque centralizado permite un mejor servicio al cliente, interacciones personalizadas y toma de decisiones informada.
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Mayor Participación del Cliente: Al integrar VoIP con software CRM, las empresas pueden mejorar la participación del cliente. Características como hacer clic para llamar y el registro automático de llamadas aseguran que cada interacción con el cliente sea capturada y registrada eficientemente dentro del sistema CRM. Esto lleva a mejores seguimientos de clientes, tiempos de respuesta mejorados y una experiencia del cliente más fluida.
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Enrutamiento de Llamadas Mejorado y Servicio Personalizado: La integración de VoIP con software CRM permite el enrutamiento inteligente de llamadas basado en datos del cliente. Las llamadas pueden ser dirigidas automáticamente al agente o departamento más apropiado basado en el historial del cliente, preferencias u otros criterios predefinidos. Esto asegura un servicio personalizado y un proceso de manejo de llamadas más eficiente.
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Sincronización y Accesibilidad de Datos: La integración de VoIP con software CRM facilita la sincronización y accesibilidad de datos. Los registros de llamadas, grabaciones y otros datos relacionados con las llamadas se sincronizan automáticamente con los perfiles de clientes en el sistema CRM. Esto elimina la necesidad de entrada manual de datos, reduce errores y asegura que toda la información del cliente esté actualizada y sea fácilmente accesible.
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Informes y Análisis Mejorados: La integración de software VoIP y CRM proporciona capacidades mejoradas de informes y análisis. Las empresas pueden obtener insights valiosos sobre el rendimiento de las llamadas, duración de las llamadas, resultados de las llamadas y otras métricas. Estos insights permiten la toma de decisiones basada en datos, optimización de operaciones de centros de llamadas e identificación de áreas de mejora.
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Colaboración y Trabajo en Equipo Mejorados: La integración de VoIP con software CRM fomenta una mejor colaboración y trabajo en equipo dentro de la organización. Características como transferencia de llamadas, conferencias y notas de llamadas compartidas facilitan la comunicación fluida entre miembros del equipo, asegurando una colaboración efectiva y resolución más rápida de problemas.
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Escalabilidad y Flexibilidad: La integración de software VoIP y CRM ofrece escalabilidad y flexibilidad. A medida que las empresas crecen, pueden escalar fácilmente su infraestructura VoIP y capacidades CRM para satisfacer las necesidades cambiantes. Esta adaptabilidad permite una expansión fluida y asegura que el sistema integrado pueda acomodar los requisitos comerciales en evolución.
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Capacitación y Soporte: Implementar la integración de VoIP con software CRM puede requerir capacitación y soporte. Los proveedores reputados ofrecen recursos de capacitación integral y soporte al cliente receptivo para asistir a las empresas durante la implementación y uso diario. Esto asegura una transición fluida y utilización óptima del sistema integrado.
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Ahorros de Costos y Ganancias de Eficiencia: La integración de VoIP con software CRM puede llevar a ahorros de costos y ganancias de eficiencia. Al consolidar sistemas de comunicación y automatizar procesos relacionados con llamadas, las empresas pueden reducir costos de hardware, optimizar flujos de trabajo y lograr niveles de productividad más altos, mejorando en última instancia los resultados financieros.
¿Qué es un sistema VoIP con integración CRM?
VoIP significa "Voz sobre Protocolo de Internet", y proporciona una alternativa fácil a una línea telefónica, especialmente cuando tiene muchos empleados que necesitan tomar llamadas a la vez. Con VoIP, no necesita ninguna línea telefónica en su lugar. Eso significa que puede omitir la compañía telefónica local por completo, optando por un proveedor de servicios VoIP que opera en la nube.
Mientras tanto, CRM significa "Gestión de Relaciones con el Cliente", y es otro software comercial fundamental. Un sistema CRM ayuda a las empresas a rastrear información sobre sus prospectos, clientes y ofertas, dando en última instancia a los equipos de ventas la información que necesitan para contactar a los prospectos y convertirlos en clientes, mientras también hacen seguimiento después de que se realizan las ventas.
Los sistemas CRM también tienen usos más allá de su equipo de ventas. Por ejemplo, revelan insights sobre su audiencia para informar sus campañas de marketing, y también rastrean métricas relacionadas con las proyecciones financieras de su negocio. Asimismo,
su sistema VoIP tiene una aplicación que va más allá de las llamadas salientes. Pero si está buscando una solución de ventas, no hay combinación más poderosa que una plataforma que combine un sistema VoIP con una integración CRM nativa.
¿Ventajas de VoIP con software CRM?
Una búsqueda rápida de software VoIP o CRM revela una lista aparentemente infinita de opciones. Pero incluso pensar en revisarlas todas para encontrar la mejor opción puede sentirse abrumador. Además, elegir dos soluciones de software separadas y tratar de conectarlas fácilmente tomará el doble de tiempo. Por eso debería encontrar una solución VoIP que tenga una integración CRM nativa.
Ventaja #1: Implementación Más Rápida
Implementar nuevo software puede convertirse fácilmente en un esfuerzo de meses para cuando involucre a las partes interesadas, discuta sus necesidades únicas, pruebe diferentes servicios que prometen entregar, y ponga a su equipo en funcionamiento con su solución elegida. Si está buscando agregar o reemplazar tanto su VoIP como su CRM, elegir soluciones separadas significa el doble de trabajo.
Sin embargo, no es solo tiempo lo que ahorrará al elegir una solución integrada. Al elegir un software que conecte fácilmente su VoIP a un CRM, instantáneamente eliminará el dolor de cabeza asociado con tener que integrar manualmente los dos sistemas juntos, lo que a menudo requiere conectores personalizados (codificación) o soluciones alternativas de terceros que pueden impactar la velocidad, seguridad y confiabilidad.
Ventaja #2: Costos Reducidos
Mientras que los dueños de negocios saben que vale la pena invertir en buen software, ¿por qué aumentar sus costos y complicaciones invirtiendo en dos plataformas diferentes y tratando de unirlas usted mismo? Al elegir el par de software correcto, puede mantener bajos sus costos de configuración.
En última instancia, cuánto pague por su solución debería basarse en volumen o uso. Por ejemplo, la mayoría de los CRMs cobran una tarifa fija por mes por cada usuario en su empresa, mientras que debería esperar pagar por minuto por una solución VoIP. Si puede encontrar software que siga este modelo de precios, nunca pagará por lo que no necesita.
Ventaja #3: Flujo de Trabajo Optimizado
Una vez que llegue el momento de usar el software que su negocio ha seleccionado minuciosamente, incluso sus empleados apreciarán un software integrado que conecte su VoIP a su CRM. Después de todo, una solución completamente integrada significa que no hay aplicaciones o paneles separados.
En su lugar, sus empleados disfrutarán de una plataforma fluida que crea un flujo de trabajo optimizado sin la necesidad de saltar de un lado a otro entre el Software A y el Software B. Especialmente para agentes de ventas donde cada momento cuenta, esto significa que pasarán menos tiempo en tareas sin valor y más tiempo realmente generando ingresos.
Ventaja #4: Mejores Insights
Otra ventaja de elegir una solución integrada es que sus agentes nunca estarán bloqueados del CRM durante una llamada. Mientras que las plataformas que están conectadas manualmente, o no están conectadas en absoluto, podrían causar problemas de inicio de sesión, sincronización o rendimiento, una solución integrada pone todo lo que es importante directamente frente a su equipo.
Por ejemplo, al elegir una solución como FiveCRM, a los agentes se les muestra
automáticamente el archivo del cliente cada vez que hablan con ellos. Además, FiveCRM incluso proporciona una vista general de interacciones recientes para que sus agentes puedan continuar justo donde lo dejaron. Como resultado, sus clientes disfrutarán de un mejor servicio y sus empleados invertirán más tiempo en actividades valiosas.
Ventaja #5: Características Conectadas
Además de mostrar la información correcta a sus empleados en el momento justo, una solución integrada ofrece una ventaja final: características completamente nativas. Estas incluirían marcadores automáticos que pueden mostrar el archivo de un cliente y automáticamente comenzar a marcarles basándose en una lista precompilada de prospectos, o la opción para que los agentes "hojeen" prospectos activos y marquen con solo un clic.
Otras características integradas que mejorarán la productividad incluyen herramientas de marketing que pueden ayudar a los agentes a ensamblar y enviar rápidamente un
email de seguimiento tan pronto como cuelguen el teléfono, y la capacidad de tomar notas durante la llamada para que nada importante se olvide durante una conversación.
Tabla Comparativa de Sistemas VoIP Con Integración CRM
| Base |
¿CRM Integrado? |
¿VoIP Integrado? |
¿Prueba Gratuita? |
Precios |
Código Abierto |
Implementación |
Personalización |
| FiveCRM |
Sí |
Softphone |
No |
$70 por usuario por mes |
No |
Nube |
Sí |
| HubSpot |
Sí |
Sí |
No |
$45 por mes para dos usuarios |
No |
Nube |
Sí |
| CloudTalk |
No |
Sí |
Sí |
$25 por usuario por mes |
No |
Nube |
Sí |
| DialPad |
No |
Sí |
Sí |
$15 por usuario por mes |
No |
Nube |
Sí |
| OpenPhone |
No |
Sí |
Sí |
No publicado |
No |
Nube |
Sí |
| JustCall |
No |
Sí |
Sí |
$24 por usuario por mes |
No |
Nube |
Sí |
Principales Proveedores de CRM Con Integración VoIP
1. Five CRM
FiveCRM es la única solución de su tipo construida específicamente para centros de llamadas, razón por la cual brilla tanto como
CRM como sistema telefónico. Además de poder integrarse completamente con el sistema VoIP de su elección, FiveCRM se destaca por su solución SoftPhone nativa, que permite a sus agentes llamar sin necesidad de un teléfono VoIP fijo en su escritorio.
- Interfaz fácil de usar con características para minimizar el tiempo de inactividad mientras mejora la eficiencia de ventas, generación de prospectos, gestión de prospectos y gestión de cuentas.
- Múltiples tipos de marcadores automáticos para aumentar la productividad en su centro de llamadas mientras apoya sus objetivos de telemarketing.
- Integraciones fluidas con software líder y soluciones VoIP y un SoftPhone completamente integrado para empresas que no necesitan VoIP.
Los precios comienzan en
$70 por usuario por mes y son escalables para satisfacer las necesidades de empresas grandes y pequeñas.
2. HubSpot
HubSpot es una potencia de soluciones, y no se puede negar que sus desarrolladores han creado una solución para casi todo: pequeñas empresas, grandes empresas y todas las empresas intermedias. Sin embargo, porque HubSpot no está construido específicamente como una solución telefónica o incluso como una solución CRM, podría no tener las últimas características que su negocio demanda.
- Necesitará combinar múltiples soluciones HubSpot, como el Marcador de Ventas, para igualar las características de cualquier solución CRM dedicada.
- El sistema VoIP está diseñado para funcionar con el CRM HubSpot y otras herramientas en la Suite HubSpot, lo que restringe la flexibilidad.
Los precios pueden ser confusos, ya que hay múltiples colecciones ("Hubs") y luego tarifas adicionales basadas en el número de usuarios y las herramientas exactas que desee.
En general, HubSpot cumplirá sus promesas, pero es probable que su negocio acumule una gran factura mientras busca ensamblar varias herramientas HubSpot para hacer una solución que funcione para usted.
3. CloudTalk
CloudTalk es una solución CRM confiable, particularmente para empresas que invierten mucho en campañas de llamadas salientes y necesitan el atractivo de un número "local" para conseguir que más gente conteste el teléfono.
- Elija entre más de 180 números nacionales para dar a su negocio una sensación local, sin importar dónde estén sus agentes.
- Integre sin problemas con cualquiera de los CRMs líderes para que sus agentes puedan enfocarse en llamar.
Los precios comienzan en $25 por usuario por mes cuando se factura anualmente. Los niveles más altos desbloquean características adicionales.
CloudTalk es estrictamente una solución VoIP y no hace intentos de construir un CRM, razón por la cual es la integración perfecta una vez que haya localizado su CRM de elección.
4. Dialpad
Si necesita un poco más que una solución estrictamente VoIP como CloudTalk, Dialpad podría ser exactamente el paso adelante que está buscando. Con herramientas integradas para llamar, reunirse y chatear, Dialpad es una plataforma fácil de usar para ayudar a su equipo a mantenerse en contacto entre ellos y con sus clientes.
- Características para comunicarse por voz o video, permitiendo que su equipo sea más productivo.
- Características de IA para hacer que su equipo sea más receptivo y ayude con el alcance, incluso cuando están desconectados.
Los precios comienzan en $15 por usuario por mes cuando se paga anualmente o $23 por usuario por mes cuando se paga mensualmente.
Dialpad es una solución poderosa y tecnológicamente avanzada que ofrece todo el atractivo estético que esperaría de un software moderno sin perderse ninguna característica. Solo empareje con su CRM favorito y está listo para comenzar.
5. OpenPhone
Un competidor directo de Dialpad, OpenPhone es otra solución VoIP moderna que se enfoca en empoderar a su equipo con características como grabación de llamadas, coaching y más. Usando OpenPhone, puede comenzar a ver algunas de las ventajas asociadas con un software de telemarketing, pero con una sensación más ligera.
- Las reglas de rutina le permiten dirigir fácilmente las llamadas al mejor agente disponible sin sobrecargar a nadie.
- Los análisis detallados ayudan a las empresas a tomar decisiones basadas en datos para mejorar el soporte, ventas y seguimiento.
Los precios no están publicados, pero puede comenzar gratis contactando al equipo de OpenPhone.
OpenPhone es lo suficientemente escalable para que las pequeñas empresas lo aprovechen, mientras es lo suficientemente poderoso para crear una solución llave en mano para empresas grandes y en crecimiento. Nuevamente, solo necesita asegurarse de emparejarlo con el CRM correcto para que su equipo pueda disfrutar todos los beneficios del software de ventas poderoso.
6. JustCall
El nombre de JustCall lo dice todo: Este sistema telefónico en la nube busca mantenerlo simple ofreciendo una solución VoIP directa para empresas grandes y pequeñas. Aunque podría no ver todas las últimas campanas y silbatos, sí obtendrá una solución sólida para potenciar las necesidades de llamadas de su negocio.
- Más de 100 integraciones prometen ahorrar a su equipo hasta 12 horas a la semana gracias a un flujo de trabajo optimizado.
- El proceso de configuración es simple, y puede comenzar en solo minutos si ya tiene un CRM para integrar.
Los precios comienzan en $24 por usuario por mes para el nivel más bajo de servicio. Niveles más altos están disponibles para desbloquear más características.
Aunque JustCall no es la solución VoIP más barata en el mercado, es una de las más simples y confiables. Para empresas que buscan una solución sin tarifas ocultas o complicaciones, JustCall es lo que está buscando.
Conclusión
Ahora que ha revisado los sistemas VoIP más populares que pueden integrarse con el CRM de su elección, ¿cuál elegirá? Comparar sus opciones en profundidad y considerar el caso de uso único y los requisitos de su negocio es esencial para una implementación exitosa y realizar un retorno de su inversión rápidamente.
Para muchas empresas, la mejor opción es la más simple. Eso significa encontrar un CRM robusto capaz de apoyar sus ambiciosos objetivos de llamadas salientes mientras ofrece múltiples integraciones con el software de su elección (o una solución SoftPhone integrada directamente). ¿Interesado en ver FiveCRM en acción por usted mismo?
¡Comience hoy!
Sección de Preguntas Frecuentes
¿Qué es la integración VoIP con CRM?
Una integración VoIP con un CRM básicamente significa un software VoIP que puede conectarse nativamente al sistema CRM de su elección. Una integración nativa significa que no tendrá que codificar un conector usted mismo, y no se encontrará con los mismos problemas de rendimiento que tendría con un conector manual.
¿Qué integraciones CRM se necesitan?
Ante todo, el
Michael King says...
"I can’t think of a time where a client has requested something that we weren’t able to do with FiveCRM. Unlike most systems, it has a lot of flexibility."
Managing Director, Senior Response
JAINE HUSBANDS SAYS...
“Each client, and each of their campaigns, has its own unique specifications. We essentially needed to set up mini CRMs on one platform to meet those requirements.”
Operations Director, Team Marketing
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